Tipps gegen Mail-Flut

[MiriamF]

Gehört eine Flut an E-Mails zu deinem Arbeitsalltag? Swisscom Magazin hat dir 5 Tipps zusammengestellt, wie du effizient kommunizieren und Post auf andere Kanäle umleiten kannst:

5 Tipps gegen die Mail-Flut

Hast du noch weitere Tipps, die du anwendest, um dein E-Mail Postfach schlank zu halten? 

Wir freuen uns über deine Kommentare.

[Anonym]

tricks gegen e-mail-flut: bei swisscom gratis zwei bis vier e-mail-adressen eröffnen, 1. für privates-alltägliches, 2. für newsletter privat (zum beispiel reisebüros usw.), 3. für newsletter geschäftlich (zb. börsenbriefe), 4. für geschäftliches-alltägliches, korrespondenz.

spam erkennen: spamordner, sortieren nach absender 'von', diese spalte stark verbreitern, dann erscheint effektive e-mail-absenderadresse, nicht einfach 'hansli müller', an der ausführlichen adresse und am detaillerten zusatz @ erkenne ich unbekannte und verdächtige absender.

[hed]

Ich habe absolut keine Probleme mit der Mailflut. Lieber 10 Mails zuviel die ich wenn nötig innerhalb weniger Sekunden löschen kann, als ein wichtiges Mail zu wenig, nur weil der Absender die Empfängerliste (zu) kurz halten wollte.

Das Problem sehe ich nicht in der Mailflut, sondern in der Unfähigkeit vieler Empfänger im Umgang mit der Mailflut. Wenn man jedes eintreffende Mail sofort liest und darauf reagiert, so ist sehr schnell ein ganzer Arbeitstag verschwendet. In der Regel gnügt es, wenn man für die Mails 2 fixe Timeslots von 15 - 30 Minuten pro Tag einplant, z.B jeweils am Morgen zum Arbeitsbeginn und nach der Mittagspause.

Der Tipp, man sollte die Kommunikation auf mehrere Kanäle aufteilen, ist aus meiner Sicht äusserst kontraproduktiv. Wenn man z.B. auf einige Tage alte Informationen zurück greifen muss, dann fängt die grosse Suche im Mail, SMS, WhatsApp, Chat, IM, ...  an. Konzentriert man die gesamte Kommunikation hingegen auf nur einen Kanal (z.B. Mail), so hat man eine schöne übersichtliche, chronologische History und kann die Mails auch entsprechend themenbezogen speichern.

[WalterB]

Wenn man die Möglichkeit hat vier E-Mail Konten bei Bluewin zu eröffnen wäre das eine Lösung, wie weiter oben auch erwähnt.

x = z.b. den richtigen Namen, oder Pseudo-Namen.

Wichtig ist das man nicht das gleiche Passwort bei einem Mailprogramm verwendet.

1. reisen-x@bluewin.ch

2. fina-x@bluewin.ch

3. SC-x@bluewin.ch

4. privat-x@bluewin.ch

Selber habe ich eine private Domain und kann über 100 E-Mail Konten eröffnen.

[PowerMac]

Es gibt auch Anbieter, bei denen man automatische serverseitige Filterregeln definieren kann. GMX zum Beispiel. Dann reicht eine Mailbox, je nach dem was man sich einrichtet werden die eingehenden Mails gleich in den passenden Unterordner einsortiert.

Weiss jetzt halt nicht, was für Swisscom der grössere Aufwand ist; mehrere Mailboxen pro Kunde zu betreiben, oder ein Filtersystem einzurichten. Ersteres ist wohl der bequemere und einfachere, letzteres der vielseitigere aber auch aufwändigere Weg.

Schliesslich gibts auch noch Mailprogramme mit clientseitiger Filtermöglichkeit, zum Beispiel Thunderbird oder Outlook. Nicht ganz so cool wie ein serverseitiger Filter, aber IMO immer noch besser und vor allem übersichtlicher als x Mailkonten einzurichten.

[WalterB]

Selber ist es mir lieber wenn unterschiedliche Mail-Konten vorhanden sind und somit dann unterschiedliche Passwörter.

Wenn ein Passwort gehackt wird ist das Problem kleiner das dadurch die anderen unabhängigen Mail-Konten betroffen sind.

[hed]

Mein Beitrag bezog sich rein auf den geschäftlichen Einsatz. Da hat man in der Regel nur eine eMail - Adresse.

Privat habe ich 4 eMail Adressen und ohnehin keine Mailflut:

Die private Adresse kennen nur sehr wenige Leute.

Dann habe ich eine für die Kontakte mit Firmen (Post, Bank, Versicherungen,  ...).

eMail 3 ist die „Schrottadresse“, und Nr. 4 ein Testaccount.