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Docsafe-Upload per E-Mail

Contributor
1 von 23

In den FAQ wird erwähnt:

 

"In Kürze wird es auch möglich sein, Dokumente perE-Mail an den eigenen Docsafe zu senden."

 

Bloss... wann ist "In Kürze" in etwa? Sommer '14? Herbst '14? Jahresende '14?

 

Aus meiner Sicht wird dies eine der wichtigsten Funktionen werden, vor allem für Uploads aus iOS-Devices (anstelle der Einbindung ins iOS).

 

Ich nutze nun WUALA (Backup/Sync), Spacemonkey (Backup) und Docsafe und denke, dass meine Daten mit dieser Kombination den grösstmöglichen Schutz in der Cloud geniessen (im Wissen, dass es die 100%-ige Sicherheit nie geben wird).

 

Gut gemacht, Swisscom!

Spoiler
 

 

 

22 Kommentare
Contributor
2 von 23

Hm - nun fand ich in meinem Docsafe unter "News":

 

7. Juli 2014
Neue Funktionen
Docsafe hat viele neue Funktionen bekommen:
Mails an meinen Docsafe senden...

 

Und wie macht man das, liebe Swisscom? Intuitive Bedienungsoberflächen mag es zwar geben, aber alles kann man ja dann auch nicht wissen. WO findet man also die Infos, wie man "sein" Docsafe-Postfach befüllen kann?

 

 

Contributor
3 von 23

Unter Einstellungen > Safedaten ist die Safe-EMailadresse verzeichnet, falls man eine eigene EMailadresse verifiziert hat (die ist dann die whitegelistete From Adresse)

Contributor
4 von 23

"From" ist ja nicht das Problem... "To" würde mich mehr interessieren... :smileyindifferent:

Contributor
5 von 23

Unter Einstellungen > Safedaten ist die Safe-EMailadresse verzeichnet.

Contributor
6 von 23
JETZT hast geklappt - besten Dank! E-Mail-Uploadadresse gefunden!
Novice
7 von 23

klappt das bei euch?

ich habe schon x-Dokumte per Email probiert einzuliefern. Kein Erfolg....ich verwende natürlich die hinterlegt Email Adresse im Docsafe

Expert STK
Expert
8 von 23

@swisscom-user schrieb:

"From" ist ja nicht das Problem... "To" würde mich mehr interessieren... :smileyindifferent:


From = Eingang/Absender in/an Docsafe!



***
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***
Expert STK
Expert
9 von 23

Klappt bei mir problemlos. Einstellungen wie hier bereits erwähnt vollzogen und korrekte Mail verwendet?

Anbei noch ein FAQ, Link für Supportanfragen findet man auf der Webseite von docsafe.



***
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Contributor
10 von 23
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Expert STK
Expert
11 von 23

@swisscom-user schrieb:

"From" ist ja nicht das Problem... "To" würde mich mehr interessieren... :smileyindifferent:


From ist aus Sich Docsafe der Eingang bzw. Absender gemeint d.h die Mail, welche berechtigt wird.



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Contributor
12 von 23

Hallo

Hat schon jemand versucht oder geschafft, ein File per Email an einen anderen Ordner zu senden als "Eingang", z.B. Backup. Ist so etwas schon angedacht, gibt es schon Dokumentation dies betreffend?

Dank & Gruess

Expert Sho
Expert
13 von 23

Hallo Peter,

 

Ja, das ist möglich.

Wechsle im Docsafe zum Reiter "Personen". Dann scrolle nach unten und klicke auf den Eintrag "Ich, per Email". Rechts kannst Du nun den Standardordner und (mehrere) Etiketten festlegen.

Highlighted
Contributor
14 von 23

Danke, das hilft schon etwas.

Die Frage bleibt: Gibt es Dokumentation, resp. Interface-Spezifikation, zum Email-Interface?

Swisscom gelingt es, ihre Rechnungen im Folder "Swisscom" zu platzieren, obwohl ich nirgends etwas konfiguriert habe, auch habe ich Swisscom nicht berechtigt, Dokumente einzuliefern;-)

Dank & Gruess

Expert Sho
Expert
15 von 23

Lieber Peter,

 

Es gibt keine Dokumentation zum Emailinterface, weil es tatsächlich nur folgendes tut

- prüfen, ob das Email es von Deiner validierten Emailadresse kommt (alles andere wird abgewiesen... kein Spam!)

- Dokumente aus dem Email herausnehmen

- Dokumente in Deinen Safe einliefern, mit Zuordnung zu Ordner und Etiketten gemäss Deinen Vorgaben.

 

Wir haben schon bemerkt, dass dieses Emailinterface die Fantasie einiger User anregt 😉

Hier stellt sich für uns die Herausforderung, den Mechanismus möglichst einfach und verständlich zu halten, aber dem fortgeschrittenen Benutzer mehr Möglichkeiten zu bieten. Vielleicht eine Art Expertenmodus, wo man zusätzliche Regeln definieren kann.

Was wäre Dein Szenario, was würdest Du gerne einstellen können?

 

Die Dokumente von Firmen werden im Prinzip über dasselbe Interface eingeliefert, laufen aber nicht zuerst über einen Email-Server. Dies aus Performance- und Sicherheitsgründen.

Die Plazierung der Swisscom-Rechnungen kommt sozusagen von der Stange mit, wenn Du eine Rechnungsbeziehung zu Swisscom hast. Wir haben einen Hinweis darauf in der Leistungsbeschreibung im Kap. 2.4 versteckt. Dies ist jedoch eine Ausnahme. Alle anderen Firmen werden Dir erst Dokumente senden können, wenn Du dem explizit zugestimmt hast oder es von der Firma angefordert hast.

 

Gruess, Stefan

Contributor
16 von 23

Danke Stefan,

das ist ja schon fast eine Dokumentation.

 

Mein Wunschzettel für's Christchindli betreffend eines "Experten-Modus":

Priorisierte Liste pro Einlieferungs-Emailadresse mit Filenamen-Muster (regular expression), der erste Treffer (match) wird dann zugeteilt (Ordner+Ettikette). Wenn kein Treffer in der Liste, wird der Ordner und Ettikette aus "Berechtigte Personen->entsprechende Email-Adresse" genommen (Annahme: es sind mehrere Einlieferungs-Emailadressen möglich).

Beispiel dieser Liste:

*Einlieferungs-Emailadr *Prio *Filenamen-Muster Ordner Ettikette

"ich@bluewin"1"^[0-9].*\.doc$ichdokBrief
"ich@bluewin"2"^.*\.tar\.bz2$ichbackupBackup
"du@bluewin"1"^[a-zA-Z]*\.doc$dudokBrief
"du@bluewin"2"^.*\.zip$dubackupBackup

etc.

*=eindeutiger Schlüssel (unique key)

Dies ergibt volle Flexibilität und ist extrem einfach.

 

Übrigens - Unterordner wären auch noch schön, aber das wird schon auf vielen anderen Wunschzetteln stehen:smileywink:

 

Gruess

Peter

Expert
17 von 23

@PeterM schrieb:
Dies ergibt volle Flexibilität und ist extrem einfach.

 


 

Anderer Vorschlag: Prefixing (Internet-kompatibel) mit Hilfe des Prozent-Zeichens:

 

   dingsbums%<meine docsafe id>@docsafe.ch

 

Wahlweise kann man damit dann (mehrere!) Etiketten abbilden, z.B.

 

  Etikett1%Etikett2%Etikett3%<meine docsafe id>@docsafe.ch

 

oder aber Ordner (mit Gruppierung), z.B.

 

  2014.Swisscom%<meine docsafe id>@docsafe.ch

 

(Gruppe 2014 in Ordner Swisscom)

 

Sollte das was links from "%" steht nicht ein-eindeutig und vollständig auflösbar sein, so landet es direkt im Eingang, ohne Etikett, ohne halberfolgreichen Versuch (all-or-nothing).

 

Einzige Herausforderung ist, dass https://tools.ietf.org/html/rfc6532 vom Client unterstützt werden sollte, und dass Leerzeichen (selbst wenn kodiert) nach meinem Kenntnisstand nicht unterstützt würden.

 

Ich glaube nicht, dass reguläre Ausdrücke die Wahl der Qual für den durchschnittlichen Anwender sind 😉

Contributor
18 von 23

Ich möchte meine Variante mit der priorisierten Liste mit Regulären Ausdrücken (siehe oben) nochmals unterstützen.

Die Logik für die Zuteilung von Ordner und Ettikette sollte in Docsafe sein, d.h. der Einlieferer sollte kein Insiderwissen über Docsafe haben.

Reguläre Ausdrücke sind nicht schwierig. Sie existieren bereits über 50 Jahre und werden auch die nächsten 50 Jahre nicht verschwinden. Viele Office-Programme und Editoren bieten die Suchfunktion auch mit Regulären Ausdrücken an, d.h. Reguläre Ausdrücke werden von durchschnittlichen Anwendern täglich angewendet. Basiswissen über Reguläre Ausdrücke kann in 15 Minuten erworben werden. Zudem könnte man einen "Regex-Tester" zum Üben/Testen der Regulären Ausdrücke einbauen, und mit ein paar Beispielen versehen, kann der durchschnittliche Anwender Reguläre Ausdrücke in wenigen Minuten anwenden. Das Gelernte über Reguläre Ausdrücke kann er dann in vielen Programmen bei Suchfunktionen und Filtern anwenden.

Der durchschnittliche Anwender wird seine Dokumente durch das Web-Interface einliefern, und nicht durch automatisierte Emails. Falls er trotzdem mit Email einliefern will, kann er den Default-Ordner und -Ettikette in Docsafe konfigurieren. Will er den "Experten-Modus" mit Regulären Ausdrücken verwenden, kann er in wenigen Minuten das Wissen erwerben.

Expert
19 von 23

Du hast einen anderen Use Case im Kopf als ich es habe.

 

Du gehst davon aus, dass

a) Du Deine docsafe-ID an eine nicht-vertrauenswürdige Entität übergibst also musst du

b) die Strukturierung des docsafe vor der nicht-vertrauenswürdigen Entität schützen

 

Ich gehe davon aus, dass

a) die docsafe-ID geheim ist (security through obscurity), mithin nur berechtigte Nutzer des Docsafe diese ID kennen also

b) brauche ich die Struktur des Docsafe nicht schützen

 

Deine Spezifikation macht Sinn im Kontext einer allgemeinen "internen" Klassifizierung, z.B. als Bestandteil einer pipeline die bei der Einlieferung von Inhalten eine Anreicherung von Metadaten vornimmt.

 

Hinsichtlich regulärer Ausdrücke widerspricht meine Praxiserfahrung Deiner Schilderung. (Ich selbst kann regex blind hoch und runter - aber *ich* bin nicht der Massstab.)

Expert Sho
Expert
20 von 23

Ihr habt beide ein Stück weit recht. Für den Empfang von aussen stellt Docsafe eine Schnittstelle bereit, hierfür kommt nicht der Email Kanal zum Einsatz. An die Schnisstelle werden nur vertrauenswürdige Quellen angeschlossen.

Diese können die DocsafeID verwenden, wenn Sie von Euch (als Empfänger) bekanntgegeben wurde. Security through Obscurity ist hier also zutreffend.

 

Der Absender kann und darf aber in der Tat nicht die interne Struktur des Docsafe kennen. Die Dokumente von aussen können von zusätzlichen Metadaten begleitet werden, die können zu Strukturierung herangezogen werden.

Ich tippe daher eher an eine Lösung in Richtung regex, aber natürlich massenmarkttauglich. Vieleicht hat schonmal jemand eine Diplomarbeit über eine bedienerfreundliche Verwaltung von regex geschrieben? Selbst die Posteingangsregeln von Outlook werden wohl nur von Experten genutzt!

 

Schönes Wochenende!

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