Ein langfristig perfektes Mailkonzept besteht eigentlich immer aus 2 Komponenten:
- Mailprogramm auf einem PC mit einem zusätzlichen lokalen Mail-Ordner
- langfristige Archivierung von Mails, z.B. mit der für Private kostenlosen Lösung Mailstore Home
Falls man noch kein Mailprogramm auf dem PC hat, verwendet man dazu am einfachsten die Freeware "Thunderbird" und installiert da nicht nur alle seine Mailkonten, sondern auch noch zusätzlich die Funktion des lokalen Ordners, welchen man dann am besten mit einer Themenorientierten Struktur weiter unterteilt.
Aus den Inbox- und Sent-Ordnern der Servermailboxen macht man dann periodisch auf dem PC ein eigenes "Housekeeping":
- Schrott und Unwichtiges wird nach einer gewissen Zeit einfach direkt in den Servermailboxen gelöscht
- Aufbewahrenswerte Mails werden, sobald sie via IMAP nicht mehr auf mehreren Geräten verfügbar sein müssen, in die lokale "Themenbibliothek" hineingemoved und damit dann auch aus den Server-Mailboxen entfernt. Wichtig dabei ist, nicht nur die eingegangenen, sondern auch die versandten Mails einzusortieren
Den lokalen Mailordner kann man dann ins normale Backup-Konzept des PC's einbeziehen und zum Führen des Langzeitarchives der Maildatenbank von Mailstore Home bezieht man dann die lokale Mail-Themenbibliothek als Quelle ebenfalls mit ein.