Danke für die Antworten.
Ja, das wäre sicher eine elegante Lösung. Bisher war es halt einfach noch eleganter und ich konnte Mails löschen. Und wenn ich sie irgendwann mal wieder gebraucht habe (auch Jahre danach), konnte ich im Ordner Trash danach suchen. Das funktionierte bis kürzlich einwandfrei und wunderbar. Aber da muss sich wohl etwas geändert haben!? Bei mir im Büro verwenden wir auch Outlook, aber wahrscheinlich mit einem anderen Provider, da funktioniert es also bis heute noch einwandfrei und habe im gelöschten Ordner Mail aus den letzten Jahren. Wenn der Datenspeicher zu voll wird, meldet mir das Outlook und ich kann dann manuell Mails löschen. Genau wie ihr gesagt habt - ich bin für meine Mails zuständig und nicht jemand anders, also kann ich auch entscheiden, egal in welchem Ordner, ich Mails verschiebe, löschen, etc.
Aber, wenn es da keine andere Lösung gibt, ist das halt so. Ich dachte ich hätte irgendeine Einstellung geändert.
Gruss Marco